Planowanie organizacji imprez sportowych, część 2

W poprzednim wpisie o planowaniu imprez sportowych część 1 przedstawiliśmy Wam pomysł zespołu Road Race Management na solidne zaplanowanie pierwszej połowy roku przed zawodami. Zapraszamy do zapoznania się z drugą częścią!

Planowanie imprez sportowych na 5 miesięcy przed zawodami sportowymi

5 miesięcy przed zawodami

1. To najlepszy moment na poważne działania marketingowe, zarówno tradycyjne jak i internetowe. Zacznij rozmieszczać materiały reklamowe w mieście i sieci.

2. Spotkaj się z komitetem organizacyjnym. Warto trzymać rękę na pulsie i kontrolować ich pracę, aby wszystko szło po Twojej myśli.

3. Wyznacz firmę dostawczą, która będzie odpowiedzialna za przewóz wszelkich potrzebnych materiałów niezbędnych do organizacji miejsc imprezy.

4 miesiące przed zawodami

1. Pomyśl nad pracą wolontariuszy. Obmyśl dokładny plan działania uwzględniając w nim ich obowiązki i potrzeby.

2. Już czas zamówić artykuły spożywcze. Zawsze lepiej zrobić to wcześniej, gdyby później coś poszło nie tak.

3. Zorganizuj kolejne spotkanie z komitetem. Przedyskutujcie to, co już zostało zrobione, a co wymaga jeszcze większych nakładów pracy.

3 miesiące przed zawodami

1. Najwyższy czas na otwarcie zapisów internetowych dla zawodników.

2. Rozważ także rekrutację internetową dla wolontariuszy. Jeśli nie chcesz, zrób to w tradycyjny sposób. Spotkaj się z kandydatami i przedstaw im swoje oczekiwania.

3. Koordynuj proces zapisów zawodników. Przez cały czas trwania rejestracji mogą pojawiać się mniejsze lub większe problemy. Najlepiej pracować nad nimi na bieżąco.

Miesiąc przed zawodami

1. Zamów wszelkie materiały potrzebne do oznakowania trasy i miejsca imprezy.

2. Jeśli planujesz zorganizować expo, stwórz ostateczną instrukcję dla wystawców. Musisz jasno zaznaczyć swoje oczekiwania i upewnić się, że wszystko pójdzie w kierunku przedstawionym przez Ciebie.

2 tygodnie przed zawodami

1. Potwierdź gotowość wolontariuszy. Podaj im szczegółowe wskazówki co do ich obowiązków.

2. Upewnij się, że posiadasz całą dokumentację zezwoleń.

Tydzień przed zawodami

1. Skontaktuj się z każdym członkiem komitetu. Sprawdź czy nikt nie zgłasza żadnych problemów. Jeśli wystąpią, rozwiąż je jak najszybciej.

2. Przygotuj pakiety startowe. To już najwyższy czas.

2-3 dni przed zawodami

1. Zatwierdź ponownie wszystkich wykonawców z którymi podpisałeś umowę. Upewnij się, że każdy wie za co odpowiada.

Dzień przed zawodami

1. Otwórz biuro zawodów. Wielu zawodników będzie chciało odebrać swoje pakiety startowe lub dokonać drobnych zmian w danych, które podali przy rejestracji.

Dzień zawodów

1. Przez cały czas nadzoruj zawody. Twoim największym zadaniem jest upewnienie się, że impreza przebiega tak, jak zaplanowałeś – sprawnie i bez przeszkód.

2. Bądź obecny podczas wręczana nagród. Jesteś organizatorem, dlatego na pewno wielu ludzi będzie chciało Cię poznać.

3. Udostępnij wyniki jak najszybciej. Najlepiej, jeśli zainwestowałeś w firmę świadczącą elektroniczny pomiar czasu, która jest w stanie dostarczyć dla Ciebie wyniki na żywo online.

Dzień po zawodach

1. Zacznij odpowiadać na maile. Ludzie na pewną zechcą Tobie podziękować lub zasugerować co można zrobić lepiej. Każda uwaga ma wartość i powinna zaowocować w przyszłości.

Tydzień po zawodach

1. Wyślij podziękowania sponsorom, wolontariuszom i firmom, które Cię wspierały. Kilka miłych słów sprawi, że będą skłonni do współpracy w przyszłości.

2. Jeśli zawodnicy jeszcze nie odebrali swoich nagród, pamiętaj o ich dostarczeniu. Nie zapomnij sfinalizować nagród pieniężnych.

3 tygodnie po zawodach

1. Zorganizuj spotkanie z komitetem, aby omówić wszystkie szczegóły imprezy. Zastanówcie się nad tym co można zrobić lepiej przy organizacji następnej edycji imprezy.

Miesiąc po zawodach

1. Wyślij krótki raport z imprezy do sponsorów. Napisz jaki wpływ miał ich patronat na przebieg imprezy.

2. Zadbaj o marketing. Jeśli odpowiednio dobrze rozpowszechnisz informacje o tym, jak udały się zawody, istnieje bardzo duża szansa na to, że zachęcisz nowych sportowców do udziału w następnej imprezie.

***

Pamiętaj, że każde organizacja zawodów biegowych wymaga indywidualnego podejścia. Dlatego nie traktuj tego miniporadnika jak źródło absolutnej wiedzy. Stworzyliśmy go po to, abyś jako organizator mógł od czasu do czasu do niego zerknąć i przypomnieć sobie o najważniejszych kwestiach.

A jakie są Twoje sposoby na planowanie organizacji? Podziel się swoją wiedzą i doświadczeniem z czytelnikami bloga i z nami w komentarzach poniżej!