Kontakt z zawodnikami przed imprezą – pokaż, że Ci zależy!

Zapisy na organizowane przez Ciebie zawody ruszyły. Impreza cieszy się coraz większym powodzeniem, a liczba uczestników z dnia na dzień rośnie. Przynajmniej raz w tygodniu publikujesz ciekawą treść na stronie zawodów na Facebooku i wszyscy są zadowoleni… Jednak nie zawsze tak jest, prawda? Co zrobić, aby bardziej zaangażować zawodników i przypomnieć im o swoich zawodach?

Kluczem w dotarciu do niemal wszystkich zapisanych zawodników jest wysyłanie wiadomości e-mail. Dlaczego?

Posiadasz bazę adresów

W każdym formularzu zgłoszeniowym prosisz uczestnika o wpisanie jego adresu e-mail. Dobry system do zarządzania zawodami sportowymi posiada opcję wysyłania do nowo zapisanych wiadomości potwierdzającej rejestrację wraz z prośbą o akceptację lub innymi informacjami, jak np. kwotę opłaty startowej.

Każdy o czymś zapomina

Nie pozwól, aby na tym skończył się Twój kontakt mailowy z uczestnikiem. Część sportowców zapisuje się na zawody i odkłada płatność na później. Zazwyczaj są oni przekonani, że zapłacą za udział w imprezie później, ponieważ „mają jeszcze czas”. W praktyce wygląda to trochę inaczej, bo termin niższej opłaty startowej mija, a każdy ma wiele spraw na głowie i o niektórych rzeczach po prostu się zapomina.

Przypomnij o niższym wpisowym

Wysłanie wiadomości e-mail do zawodników, którzy nie dokonali jeszcze płatności, z przypomnieniem, że za 5 dni mija termin niższego wpisowego, może wpłynąć na liczbę uczestników. To oczywiste, że większość ludzi woli zapłacić mniej, niż więcej. Z drugiej strony, osoby, którym bardzo zależy na starcie w Twoich zawodach, tak czy inaczej za nie zapłacą – nawet sporą sumę na kilka dni przed imprezą. Jednak wiele osób może z Ciebie zrezygnować i wystartować w imprezie konkurencji, płacąc przy tym mniej.

Pokażesz, że Tobie zależy

Wysyłając wiadomość z przypomnieniem pokażesz zapisanym zawodnikom, że zależy Tobie na ich obecności, a nie na ich pieniądzach. To samo tyczy się innych spraw związanych z zawodami. Wyślij do uczestników projekt medalu, mapkę z trasą i ważnymi miejscami, przypomnij o sponsorach, przedstaw ekipę organizacyjną czy wolontariuszy. Potraktuj uczestników zawodów jak swoich przyjaciół z którymi pragniesz utrzymywać kontakt.

Nie każdy śledzi fanpage na Facebooku…

…ale każdy podał swój adres e-mail. Dlatego masz niemal pewność dotarcia do konkretnego zawodnika.

A czy Wy pamiętacie o wysyłaniu maili do uczestników swoich zawodów sportowych?