Doskonale wiesz, że zawody sportowe to nie tylko czas między startem a metą wyścigu. Doświadczeni organizatorzy są zdania, że praca nad zawodami wysokiej jakości trwa cały rok. Przez ogrom zadań, które stoją przed Tobą, często łatwo zapomnieć o fundamentalnych sprawach. Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie listę dziewięciu prostych kroków, które są podstawą zorganizowania udanych zawodów sportowych.
1. Przeanalizuj cała trasę ze wszystkimi szczegółami
Mimo że robiłeś już to dziesiątki razy, to nie zaszkodzi, aby zrobić to raz jeszcze. Najlepiej z kimś spoza ekipy organizacyjnej. Świeże spojrzenie osoby, która nie jest zaangażowana bezpośrednio w realizację zawodów, może się przydać. To działanie pozwoli dostrzec rzeczy i niuanse, o których wcześniej nie myślałeś. Przejrzyj również fora internetowe i wpisy na Facebooku. Uczestnicy zawodów mogą mieć ciekawe spostrzeżenia dotyczące trasy.
2. Poinformuj uczestników o zasadach zawodów
Regulamin zawodów dostępny na stronie internetowej to nie wszystko. Informuj zawodników na bieżąco, na przykład na Facebooku. Rób to cyklicznie, aby nie przesadzić z ilością instrukcji. Zawodnicy łatwiej zapamiętają krótsze komunikaty. Nie ograniczaj się tylko do spraw czysto regulaminowych. Pomóż swoim uczestnikom informacją na temat tego jak zakładać chip, gdzie na trasie rozlokowano najważniejsze miejsca itd. Może warto pomyśleć o spotkaniu z zawodnikami dzień przed imprezą?
3. Sprawdź miejsca pomiarowe i przetestuj sprzęt
Dzień przed startem zawodów, razem z grupą wolontariuszy, rozłóż sprzęt w miejscach pomiarowych i sprawdź, czy wszystko działa. Przeprowadź małą symulację, by zobaczyć jak wygląda pomiar w warunkach zbliżonych do tych na zawodach. Może się zdarzyć, że natrafisz na jakieś trudności. Lepiej, jeśli pojawią się one teraz, a nie w dniu wyścigu, prawda?
4. Naładuj cały sprzęt oraz swój telefon
Jeśli sprzęt wymaga baterii, naładuj go. Przed zawodami musisz być pewien działania urządzeń. Nie zapomnij również o telefonie! Komórka z naładowaną baterią na pewno się przyda. W razie czego możesz wziąć ze sobą drugi telefon lub dodatkową baterię.
5. Zabezpiecz urządzenia do pomiaru czasu
Nie ma znaczenia, czy wypożyczasz sprzęt, czy posiadasz go na własność. Urządzenia do pomiaru czasu są drogie i bierzesz za nie całkowitą odpowiedzialność podczas zawodów. Ustaw solidne bramki chroniące sprzęt przed uszkodzeniami. Możesz wyznaczyć wolontariusza, który będzie czuwał nad zabezpieczeniem urządzeń.
6. Pomyśl, czy zapewnisz odpowiednią ilość napojów i jedzenia
Sportowcy po zawodach są wyczerpani, dlatego musisz być przygotowany na wszystko. Odpowiednia ilość napojów i jedzenia w trakcie zawodów i po ich zakończeniu jest dla zawodników bardzo istotna. Zawsze lepiej jest mieć nadmiar pożywienia, niż dopuścić do sytuacji, że jedzenia i napojów zabraknie. Jeśli posiłków zostanie naprawdę sporo, możesz je oddać do najbliższej placówki, która przyjmuje dary dla potrzebujących.
7. Przetestuj raz jeszcze cały sprzęt
Na tym etapie nie ma już miejsca na pomyłki i niedociągnięcia. Wszystko musi przebiegać idealnie. Problem ze sprzętem może wystąpić w każdej chwili. Lepiej być przygotowanym na każdą sytuację. Dlatego, aby być pewnym, przetestuj sprzęt raz jeszcze.
8. Bądź w kontakcie z wolontariuszami, policją i zapleczem medycznym
Teraz już wiesz, dlaczego telefon z naładowaną baterią jest bardzo ważny. Musisz w każdej chwili mieć możliwość skontaktowania się ze służbami czy wolontariuszami. W dniu zawodów są dla Ciebie największym wsparciem. Nie zapomnij podziękować im za pomoc po zawodach.
9. Ciesz się udanymi zawodami i pomyśl co zrobić lepiej następnym razem
Wykonałeś świetną robotę, więc zasłużyłeś na odpoczynek. Następnego dnia pomyśl, co dalej. Przemyśl wszystko sam, a później zorganizuj spotkanie dla całej drużyny. Porozmawiajcie i wyciągnijcie wnioski, aby następne zawody były jeszcze lepsze.
Dodatek
Przygotowaliśmy dla Ciebie infografikę, abyś łatwiej mógł zapamiętać te dziewięć kroków, które opisaliśmy. Podziel się tym wpisem i grafiką ze znajomymi organizatorami, aby ułatwić im pracę.
