Chcąc wziąć udział w zawodach sportowych, uczestnicy zobligowani są wypełnić formularz rejestracyjny. Zebrane informacje Organizator wykorzystuje się w rozmaity sposób, najczęściej do celów kontaktowych, marketingowych i księgowych.

Dane osobowe, czyli wszelkie informacje, dzięki którym można zidentyfikować uczestnika podlegają ochronie na mocy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku. Organem kontrolnym, czuwającym nad poprawnością ich przetwarzania jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Zatem każdy formularz rejestracyjny, aby być zgodnym z literą prawa powinien zawierać klauzulę o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych. Oczywiście akceptacja jest w pełni dobrowolna, lecz niezbędna żeby wziąć udziału w zawodach.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych potrzebna jest również, by Organizator mógł publikować dane uczestników, choćby te najbardziej podstawowe, takie jak imię, nazwisko, nazwa miejscowości. Decydując się na start w zawodach trzeba mieć świadomość, że nie uda się pozostać anonimowym uczestnikiem. Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego i dokonaniu płatności nasze nazwiska pojawiają się na liście uczestników publikowanej w internecie, do której oczywiście każdy ma dostęp. Podobnie w dniu zawodów, wydrukowaną listę uczestników wywiesza się w okolicy biura zawodów, by każdy zawodnik mógł sprawdzić swój numer startowy, a następnie odebrać pakiet.

Niemniej jednak, z treści ustawy wynikają liczne regulacje, których powinien przestrzegać administrator danych. Zgodnie z nimi Organizator zobowiązany jest poinformować zawodnika o celu zbierania danych, jak również o możliwości dostępu do nich i ich późniejszej edycji. Wyrażona zgoda wykorzystywana jest, jak się zwykło ujmować to w formularzach, w zakresie związanym z organizacją imprezy, co jest stwierdzeniem jednak dość ogólnym.

Z drugiej zaś strony nie należy mieć obaw, ponieważ Organizator prowadząc rejestrację dokłada wszelkich starań, by informacje o uczestnikach nie dostały się w niepowołane ręce. Marki imprezy nie można zbudować wyłącznie w oparciu o emocje sportowe, należy również pamiętać o dopięciu wszelkich spraw organizacyjnych na ostatni guzik. Niezależnie jakie dane w formularzu rejestracji poda zawodnik, Organizator ma obowiązek zarejestrować bazę w zasobach Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, co gwarantuje ich bezpieczeństwo.