Plan organizacji imprez sportowych, część 1

Dla organizatora przy organizacji imprez sportowych bardzo istotne jest odpowiednie planowanie. Już wiele razy przekonałeś się, że nie ważne jak wcześnie zaczniesz obmyślać koncepcję organizacji zawodów, zawsze brakuje Tobie czasu. Korzystając z wiedzy doświadczonej organizacji Road Race Management, wypisaliśmy ich pomysł na zaplanowanie pracy nad organizacją eventu.

Planowanie organizacji imprezy sportowej w kilku punktach:

10-12 miesięcy przed zawodami

1. Stwórz komitet organizacyjny. Dzięki niemu dużo łatwiej będzie Tobie zorganizować zawody. Najlepiej na pierwszym spotkaniu rozdziel zadania między poszczególne osoby. Unikniesz tym samym niepotrzebnych nieporozumień dotyczących tego za co kto jest odpowiedzialny. Przedstaw także misję i cel imprezy, aby każdy od początku wiedział w jakim kierunku powinny zmierzać zawody.

2. Określ budżet. Dzięki temu łatwiej rozdzielisz pieniądze na poszczególne sprawy i zachowasz porządek w finansach.

3. Ustal dystans i wstępną trasę zawodów, a także termin. Dostosuj wszystko do typu imprez, które odbywają się w podobnym czasie.

8-10 miesięcy przed zawodami

1. Otwórz specjalne konto w banku. Jeśli wszystkie finanse będziesz miał w jednym miejscu, to łatwiej będzie Tobie nimi zarządzać.

2. Określ warunki, na jakich będzie bazować Twoja współpraca z firmami zewnętrznymi. Im wcześniej przedstawisz swoje oczekiwania, tym będziesz spał spokojniej.

3. Powoli postaraj się o wszelkie zgody organów prawnych, takich jak policja czy urząd miasta. Ważne jest, aby Twoja impreza przebiegła bezpiecznie i wszystko odbyło się w zgodzie z przepisami.

4. Zacznij szukać sponsorów. Zabierz się za to już teraz, ponieważ jest to bardzo długi proces, który mimo wszystko nie powinien trwać wiecznie. Pamiętaj, że sponsorzy także potrzebują czasu na to, aby przygotować odpowiednią strategię czy materiały promocyjne. (O czym pamiętać przy rozmowie ze sponsorem? Zobacz!)

5. Zastanów się nad liczbą wolontariuszy. Przemyśl strategię rekrutacyjną i ich obowiązki. Dobrym sposobem jest przeprowadzenie internetowych zapisów dla ochotników.

6. Jak tylko otrzymasz wszelkie zgody od organów prawnych, rozpocznij rozgłaszać informację o imprezie. Im szybciej to zrobisz, tym masz większe szanse na większą liczbę zainteresowanych.

6-8 miesięcy przed zawodami

1. Opracuj plan promocji dla Twoich zawodów. Marketing jest bardzo ważny i przynosi same korzyści. Poświęć na to dużo czasu. Na pewno nie będziesz żałował.

2. Postaraj się o atest trasy.

3. Sprawdź jak działa strona internetowa Twoich zawodów sportowych. Aby móc myśleć o sukcesie, musisz być widoczny w internecie. Mówi się, że jeśli czegoś nie ma w sieci, to nie istnieje. (Zobacz jaka powinna być strona Twoich zawodów sportowych!)

Podsumowanie części pierwszej

Jeśli wszystko poszło sprawnie, to na pół roku przed zawodami jesteś bardzo dobrze przygotowany. To dopiera pierwsza część naszych porad dotyczących planowania organizacji zawodów.

Drugą część planowania imprezy sportowej znajdziesz tutaj!